上海微创软件股份有限公司 费用报销制度

一、目的 为了加强公司内部管理,规范费用报销流程, 根据国家有关法律、法规和政策,结合公司的具体情况制定本制度。 二、费用报销原则 (一)报销人对费用报销负责,承担不合法、不合规造成的损失和后果。 (二)审批人对报销内容的真实性、合理性负责,承担审批责任和后果。 (三)未按本制度要求提交报销凭证和完成审批流程的,不予报销。 三、费用审批流程 (一)业务审批:申请人提交后根据报销金额流转到对应审批权限的上级审批,完成后流转到财务审核。 (二)财务审核:财务收到报销单据后应审核是否经过有效批准、所附单据是否合法合规、报销单据的填写、粘贴是否规范等,对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由,符合要求的报销单据交与公司负责人审批。 (三)公司负责人审批:经公司负责人最终审批通过的单据交由出纳付款。 四、费用报销凭证 (一)原始凭证 1、发票是指通过国家税务局统一印制并加盖开票单位发票专用章的正规发票。包括增值税专用发票、增值税普通发票、其他发票。 (1) 增值税专用发票:要求公司名称、税号、地址电话、开户银行账号及其他要素完整。 (2) 增值税普通发票:要求公司名称、税号及其他要素完整。 (3) 其他发票:停车费发票、通行费发票、地铁定额发票、出租车票。 2、 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据。 3、 外币报销需要提供外币业务对应的发票,无法取得发票的提供交易小票和账单。 4、 税务印制的纸质发票需要提供发票原件,电子发票提供发票打印件。 5、 发票有效期为六个月,超期不可报销,当年发票最晚在次年一月必须完成报销流程。 6、 发票内容 (1)话费充值、地铁充值、咨询费、劳务费等发票不在报销范围之内。 (2)通讯费发票和医院开具的收据用于报销体检费可用个人抬头。 7、 若发票遗失,同时满足以下三个条件后可报销。 (1)联系开票方将发票记账联复印件加盖开票方发票专用章。 (2)报销单需写明发票丢失原因,并经审批人同意。 (3)提供每张发票对应的支付凭证。 (二)支付凭证 1、单张发票超过人民币2000元需提供银行、支付宝或微信等第三方支付平台的付款记录,不允许现金交易,付款记录上的收款方和发票销售方的名称必须一致。 2、若发生频次高但单张发票金额不超过人民币2000元,财务视情况要求报销申请人提供银行流水。 (三)其他凭证 1、报销业务中涉及实物资产购买,需要提供订单,签收单或物流单。 2、其他证明资料要求详见各项费用报销的具体规定,如报销金额较大,财务部有权要求补充其他资料辅助审批和判断。 四、各项费用报销的具体规定 (一)差旅费 1、出差时间超过7天或者需要行政代为订票订酒店,应先发起差旅申请,如需出差前预支,参考借支制度。报销时首选冲借支,超过借支金额的报销金额会按照规定报销到员工工资卡,如果报销金额小于原借支金额,则将多借的部分在3个月内退回到公司银行账户,并备注还款事由。 2、住宿费报销需提供酒店出具的住宿结账单。 (二)业务招待费 报销时需提供时间,地点,人员,商业洽谈内容等信息。 (三)市内交通费 打车软件开具发票的,需提供具体行程单。 (四)团建费、会务费、培训费、活动费 1、团建费需提供时间、地点、人员、团建内容、团建上限资料等。 2、会务费需提供会议内容目的、会议签到记录、会议地点、人员等。 3、培训费需提供培训内容目的、签到表、培训地点、培训人员等。 4、活动费需提供活动内容目的、活动地点,参加人员等。 五、报销流程指南 (一)报销流程 首页—进入工作台—流程—新申请—财务相关—费用报销。 1、在基本信息处选择项目编号(必填)、发票抬头(必填)、预申请单(预申请单为可选项,如通过行政部预定机票酒店或需要向财务申请借支,可在预申请单处选择相应的出差申请单号)。 2、报销明细:根据实际发生的费用明细填写报销类型、日期、报销科目、请款事由、金额、凭证张数、是否专票。 3、发票上传要求将纸质发票平铺粘贴在A4纸上,发票信息清晰可见,发票金额需全部显露出来;电子发票可上传PDF版本;OA支持的上传发票的方式为照片、PDF、压缩包。 4、费用报销用于冲抵暂支,需在借支信息处勾选借支单,优先冲抵借支。 5、当报销明细为飞机票(国内且有旅客身份信息)、船票(注明旅客身份信息)、汽车票(注明旅客身份信息)、火车票、旅客运输服务(增值税电子普通发票)时需要填写“国内旅客运输服务进项抵扣明细”。 6、当报销提交的发票是增值税专用发票时,需要填写“增值税专用发票明细”,并提交发票联和抵扣联,抵扣联无需粘贴。 7、填写无误后,点击提交按钮,提交费用报销单,等待审批人审批。 8、各级审批人全部审批后,在流程—流程查询—我发起的流程,找到相关费用报销单,点击打印按钮,打印出纸质费用报销单。 9、纸质费用报销单连同所有的纸质、电子发票粘贴好交到财务部并登记。 (二)报销单填写要求 1、费用需按照时间,发票,预算大类,小类逐笔分开填列,与实际情况一致。 2、报销原始单据、报销单及付款记录的金额保持一致。 3、外币费用报销应按照费用发生日当天汇率折算提交人民币报销金额,并注明汇率。 (三)报销时间要求 报销每月27日发放一次,纸质报销单据需每月20日下班前提交到财务部,如遇20日为节假日,报销单日期提前至20日前最后一个工作日下班前。 (四)费用报销注意事项 1、费用报销财务审核 费用报销财务审核是以交至财务室的纸质单据为准,纸质单据包括:从OA上打印的费用报销单+粘贴在新起的A4纸的纸质发票+电子发票打印件。 2、发票粘贴规范 (1)OA上打印的费用报销单在上,发票在下。 (2)纸质发票需粘贴在新起的A4纸上按顺序粘贴,需显露出金额。 (3)费用报销单及发票,包括粘贴有纸质发票的A4纸和电子发票需用胶水粘贴在一起,不可使用订书钉。 3、费用报销单的打印 (1)上级完成审批后才可打印费用报销单并上交到财务部。 (2)财务因员工报销不规范或者发票等原因退回费用报销单,员工在原费用报销单的上修改后重新打印交至财务部。 4、其他事项 报销界面上有“请款事由模板、飞机票、火车票、旅客运输服务(增值税电子普通发票)、增值税专用发票模板”员工报销可参考模板进行填写。
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